Meilleur Logiciel de services humains
Le logiciel de services humains gère les cas des organisations à but non lucratif, agissant comme le dépôt central pour les informations relatives aux clients et aux cas. Ces solutions, parfois appelées logiciels de gestion de cas pour les organisations à but non lucratif, sont utilisées par les organisations à but non lucratif comme outils opérationnels pour les agents de terrain.
Le logiciel de services humains est destiné à être utilisé dans une variété d'organisations de services sociaux. Ces solutions gèrent les données des clients, réalisent des évaluations, facilitent la planification des cas et incluent le suivi des progrès. Le logiciel de services humains est conçu pour être une solution complète pour les organisations de services humains, depuis l'accueil des clients jusqu'au rapport des résultats et tout ce qui se trouve entre les deux.
Le logiciel de services humains relève de la catégorie des logiciels à but non lucratif, s'intégrant souvent avec le logiciel CRM pour les organisations à but non lucratif ou offrant des fonctionnalités similaires aux solutions de cette catégorie.
Pour être inclus dans la catégorie des services humains, un produit doit :
Contenir des outils d'accueil des clients Stocker les données des clients Fournir des fonctionnalités de collecte de données pour les agents de terrain Analyser les résultats et l'impact des programmesAperçu des meilleurs Logiciel de services humains
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CharityTracker est une solution CRM de gestion de cas spécifiquement conçue pour les organisations à but non lucratif, les travailleurs sociaux, les prestataires de soins de santé et diverses autres o
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En savoir plus sur Logiciel de services humains
Qu'est-ce que le logiciel de services humains ?
Les organisations à but non lucratif qui fournissent des services sociaux doivent gérer des données sensibles sur les programmes et services en plus de leurs habituels dossiers de donateurs et de bénévoles. Les logiciels CRM standard pour les organisations à but non lucratif et les logiciels de gestion des donateurs manquent des fonctionnalités nécessaires pour suivre, surveiller et rendre compte des données des clients (« clients » désigne les personnes recevant des services ou participant à des programmes dans une agence de services sociaux à but non lucratif). Le logiciel de services humains résout ce problème en améliorant l'efficacité opérationnelle, en maintenant la conformité et en suivant les résultats pour toutes les personnes servies par une agence à but non lucratif.
De nombreuses organisations à but non lucratif utilisent des solutions de services humains pour stocker les formulaires d'admission des clients, gérer les listes de programmes, évaluer les progrès des clients pour les rapports de subvention et rationaliser la facturation. Ces solutions, également appelées logiciels de gestion de cas pour les organisations à but non lucratif, possèdent certaines des fonctionnalités des solutions de santé telles que les logiciels de documentation clinique et les logiciels de gestion de cas de patients. Cependant, les organisations à but non lucratif de services sociaux se concentrent généralement sur un service et une communauté particuliers, et n'ont pas besoin de toutes les fonctionnalités des logiciels optimisés pour l'industrie de la santé, surtout lorsqu'ils sont utilisés par des organisations à but non lucratif comme le développement des jeunes et les banques alimentaires. Les produits de services humains ont des coûts inférieurs et se concentrent sur les fonctions de base dont une organisation à but non lucratif a besoin pour mener ses activités et maintenir l'intégrité des données. Les organisations à but non lucratif fournissant une gamme de services individuels et collectifs peuvent bénéficier des logiciels de services humains.
Principaux avantages du logiciel de services humains
- Centraliser les données des clients dans un hub accessible
- Automatiser les processus d'admission et d'enquête des clients, réduisant ainsi les erreurs humaines
- Évaluer les progrès des clients vers les objectifs des plans de traitement et des rapports de financement
- Rationaliser le remboursement des assurances et la facturation des clients
- Améliorer la coordination des soins pour les clients inscrits à plusieurs programmes et services
Pourquoi utiliser un logiciel de services humains ?
Les organisations à but non lucratif de services sociaux doivent maintenir des données précises sur les clients à des fins internes et externes. Le logiciel de services humains rassemble les données dans un référentiel centralisé, réduisant le fardeau administratif tout en donnant la priorité aux clients.
Améliorer les résultats des clients — Le personnel des programmes s'appuie sur ces produits pour suivre les formulaires et enquêtes remplis par les clients et évaluer les changements dans les progrès signalés au fil du temps. Cela permet au personnel de recommander des révisions au plan de traitement d'un client et de travailler à l'atteinte des résultats. Les organisations à but non lucratif recevant des fonds publics ont souvent des résultats stricts liés à leurs subventions et doivent donc s'assurer qu'elles atteignent les indicateurs.
Automatiser les tâches et optimiser le flux de travail — Sans logiciel de services humains, les organisations à but non lucratif maintiennent manuellement une grande collection vulnérable de dossiers papier contenant des données sensibles sur les clients. Le personnel peut créer des modèles de formulaires et d'enquêtes dans le logiciel, téléchargeant la documentation nécessaire dans les dossiers individuels des clients. La communication inter-départementale s'améliore grâce à l'accès centralisé aux données des clients, améliorant l'efficacité et réduisant la répétition. Ces systèmes créent des rappels pour la facturation et la planification, éliminant le besoin de rappeler aux collègues ou de saisir manuellement les factures.
Éliminer les erreurs administratives — Ces solutions automatisent de nombreuses fonctions administratives qui nuisent à la prestation de services, tout en réduisant les erreurs de saisie de données. Les organisations à but non lucratif ont besoin de logiciels capables de signaler les erreurs de codage, de documentation et d'éligibilité à l'assurance. Les refus de remboursement causés par une facturation incorrecte augmentent les paiements tardifs, ce qui impacte le budget de fonctionnement de l'organisation à but non lucratif.
Qui utilise le logiciel de services humains ?
Une variété d'organisations à but non lucratif de services sociaux s'appuient sur le logiciel de services humains pour gérer l'impact des services. Cela inclut les organisations à but non lucratif axées sur : la santé comportementale et les services d'intervention en cas de crise, le traitement de la toxicomanie, le développement des jeunes, le développement de la main-d'œuvre, les services de transition et de lutte contre l'itinérance, la prévention de la violence et la justice réparatrice, et l'aide alimentaire, entre autres.
Alors que les prestataires de services de santé mentale utilisent toutes les fonctionnalités des solutions logicielles, d'autres organisations à but non lucratif de services sociaux dépendent des fonctionnalités de base pour gérer leurs opérations quotidiennes. Par exemple, les agences de développement des jeunes peuvent ne pas avoir besoin de la fonctionnalité de facturation, mais s'appuient sur les fonctionnalités de gestion de cas et de suivi des données de programme. Les banques alimentaires pourraient utiliser le système de référence à des fins non cliniques, enregistrant quand les clients reçoivent de la nourriture de sites partenaires ou s'inscrivent à des services de livraison de nourriture spécifiques à un groupe démographique (jeunes et personnes âgées, généralement).
Le personnel qui utilise généralement le logiciel de services humains comprend :
Prestation de services — Le personnel de prestation de services utilise cette technologie pour aider à la gestion des cas. Le logiciel de services humains numérise toutes les données des clients, permettant un accès rapide. Les thérapeutes et les prestataires de services de santé mentale s'appuient sur ces solutions pour suivre les heures facturables pour le remboursement des subventions, un élément important pour maintenir la conformité. Les superviseurs et les gestionnaires utilisent cette technologie pour gérer le flux de travail et les affectations de tâches. Comme les clients sont parfois référés à plusieurs services dans une agence, le personnel de prestation de services surveille toutes les inscriptions des clients et obtient une vue d'ensemble du plan de traitement d'un client.
Programme — Le personnel des programmes doit stocker des documents importants tels que les listes de présence, les enquêtes pré- et post-programme, et les autorisations parentales. Le personnel peut accéder aux données biographiques des clients pour trouver le numéro de téléphone d'un parent ou d'un tuteur en cas d'urgence. Ces solutions améliorent la communication inter-départementale avec le personnel de prestation de services, renforçant la coordination des soins. Le personnel des programmes peut s'appuyer sur ce produit pour suivre ses heures de travail pour le remboursement des subventions.
Données et évaluation — Alors que le personnel de prestation de services et des programmes saisit les données des clients dans les solutions de services humains, le personnel des données et de l'évaluation utilise ces informations pour les audits internes, les demandes externes et les rapports de subvention. Ils facilitent souvent la création d'enquêtes et de formulaires, collaborant avec le personnel des programmes et des services pour s'assurer que les données appropriées sont capturées.
Fonctionnalités du logiciel de services humains
Le logiciel de services humains offre une gamme de fonctionnalités pour aider les organisations à but non lucratif à améliorer l'efficacité opérationnelle, à maintenir la conformité et à offrir un engagement client positif.
Documentation — Les agences peuvent télécharger et gérer des documents tels que des enquêtes, des formulaires d'admission et de décharge, des notes de cas et des signatures numériques. Le logiciel de services humains permet au personnel de créer des modèles de formulaires et d'enquêtes directement dans le système, permettant au personnel de capturer les détails des clients numériquement depuis n'importe quel endroit. Ces informations couvrent la première communication d'un client avec une agence jusqu'à sa sortie ou la fin du programme, et tout le personnel autorisé peut accéder à ces détails à tout moment.
Gestion de cas — Il est important pour les organisations à but non lucratif d'enregistrer la communication continue avec les clients, d'évaluer les inscriptions aux services, d'identifier les références et de surveiller les progrès des clients vers les objectifs établis. Pour le personnel clinique, ces produits capturent l'implication des clients avec des parties externes telles que les forces de l'ordre et le système judiciaire.
Planification — Le personnel des programmes a la capacité de planifier et de gérer les sessions des clients, les cycles de programme, la supervision inter-départementale, les réunions et les événements connexes. Certaines plateformes de services humains possèdent la fonctionnalité d'envoyer des rappels par e-mail et SMS aux clients concernant les sessions à venir, réduisant encore le fardeau administratif.
Facturation — Les utilisateurs peuvent créer des factures pour les paiements des clients et enregistrer les heures facturables pour Medicaid, les réclamations d'assurance et le financement des subventions. Certaines plateformes peuvent également aider à surveiller les allocations de subventions.
Automatisation du flux de travail — Les organisations à but non lucratif peuvent activer des fonctionnalités telles que les signatures numériques, les alertes et les affectations de tâches, pour garantir l'efficacité. Le personnel approprié est signalé pour compléter l'étape suivante dans le cycle de soins d'un client.
Conformité et sécurité — Ce logiciel garantit la conformité avec les politiques réglementaires au niveau local, étatique et fédéral, une fonctionnalité nécessaire pour toute organisation à but non lucratif fournissant des services sociaux. Les plateformes de services humains offrent une intégration de conformité pour les législations réglementaires courantes telles que la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA) et la loi sur les droits éducatifs et la confidentialité de la famille (FERPA), et d'autres en fonction de la zone de service d'une organisation à but non lucratif. La HIPAA protège les informations de santé sensibles, tandis que la FERPA protège les dossiers éducatifs. De plus, les organisations à but non lucratif peuvent configurer des autorisations pour la visualisation de documents spécifiques et s'assurer qu'aucun dossier en double n'est créé pour les clients préexistants. Ces systèmes signalent les utilisateurs lorsque des violations sont commises, comme essayer d'approuver des documents clients sans signatures.
Rapports — Les organisations peuvent générer des rapports pour une gamme de données, y compris les données démographiques des clients, le nombre d'heures de prestation de services, les résultats des clients, les références et la facturation. Ces rapports informent les examens internes et fournissent aux bailleurs de fonds toutes les informations requises sur les progrès des programmes.
Tableaux de bord — Les agences peuvent obtenir un aperçu de tous les livrables des programmes et services. Elles peuvent visualiser les données des clients pour identifier les domaines de réussite et d'amélioration. Le personnel des programmes et des services évalue les données historiques des clients pour identifier les opportunités de références internes et externes, et inspirer des changements dans la conception de la prestation des programmes et services.
Fonctionnalités supplémentaires du logiciel de services humains
Hébergement cloud — Les organisations peuvent établir une sécurité supplémentaire grâce au cryptage et à la création constante de sauvegardes par rapport aux solutions sur site. Lorsque le personnel se déplace hors site, il a toujours accès aux données des clients. Les thérapeutes en santé comportementale et en intervention de crise bénéficient de cette fonctionnalité, étant donné la nature imprévisible des incidents des clients.
Portail client — Les services sociaux peuvent engager les clients dans leur plan d'inscription aux programmes et services via un portail client. Cette fonctionnalité est généralement incluse uniquement dans les plateformes de services humains robustes. Les portails clients permettent aux clients d'accéder à leurs dossiers et de communiquer avec leurs prestataires de services. Les clients peuvent créer des profils pour suivre leurs progrès, recevoir des mises à jour et vérifier leur solde.
Tendances liées au logiciel de services humains
Analytique prédictive — Les organisations à but non lucratif utilisent souvent les données pour les rapports ou pour détecter les erreurs de conformité après coup. Les agences de services sociaux peuvent tirer parti de la technologie de manière proactive, en analysant les données pour cibler stratégiquement leurs ressources à l'aide de l'analytique prédictive. L'analytique prédictive permet aux agences de voir quels programmes et services sont efficaces et de développer des approches préventives avant que les clients ne s'aggravent. L'analytique prédictive construit des programmes plus intelligents qui servent les communautés à fort besoin.
Intelligence conversationnelle — Des outils tels que les plateformes de bots améliorent l'expérience client lors de la navigation sur les sites Web et les portails clients. Lorsqu'il s'agit de populations à risque, la confiance est corrélée à des résultats réussis. Par conséquent, les agences doivent donner la priorité à l'expérience client. L'intelligence conversationnelle fournit un support client automatisé sans ajouter de fardeau administratif aux organisations à but non lucratif fonctionnant avec des ressources limitées.
Intelligence géospatiale — Similaire à l'analytique prédictive, l'intelligence géospatiale informe les agences sur les tendances spécifiques à un lieu au sein des communautés qu'elles servent. Armées de ces connaissances, les agences peuvent adapter des interventions spécifiques pour traiter les problèmes de fond. Ces tendances peuvent aller de la toxicomanie, à la violence et aux taux de criminalité, à l'insécurité alimentaire. Il n'existe pas d'approche unique pour les interventions ; différents lieux ont besoin de services différents pour traiter leurs facteurs de risque spécifiques.
Problèmes potentiels avec le logiciel de services humains
Coût — Bien que ces solutions soient conçues en tenant compte des limitations budgétaires des organisations à but non lucratif, de nombreuses agences ont encore du mal à se permettre un produit qui répond à tous leurs besoins. Au lieu de cela, les agences économisent souvent sur les fonctionnalités et achètent des produits qui ajoutent plus de fardeau administratif au personnel. De plus, les produits moins chers manquent souvent de toutes les intégrations de conformité qui garantissent que les agences administrent les programmes et services conformément aux réglementations. Certaines solutions manquent d'intégration de facturation, créant plus de travail administratif et de potentiel d'erreur humaine. La soumission incorrecte de factures retarde le remboursement ou entraîne parfois aucun remboursement du tout.
Interopérabilité — Contrairement à certains de leurs homologues de la santé, le logiciel de services humains peut laisser les données des clients isolées, incapables d'être partagées avec tous les prestataires de soins auxiliaires. Si les clients ont besoin de références à des services externes, la plupart des plateformes de services humains n'ont pas la capacité de transmettre les données des clients à d'autres systèmes d'agences. Pour les travailleurs sociaux, cela nécessite souvent une communication supplémentaire avec des parties externes pour discuter de l'historique d'un client. Les systèmes interopérables peuvent contourner les problèmes de communication fastidieux.
Logiciels et services liés au logiciel de services humains
Gestion de cabinet médical — Le logiciel de services humains offre une grande partie des mêmes fonctionnalités que le logiciel de gestion de cabinet médical. Les deux solutions servent d'outils de gestion opérationnelle à l'échelle de l'agence, gérant le flux de travail administratif tel que la planification et la facturation tout en stockant les informations des clients et en effectuant des analyses sur les données capturées.
Gestion de cas de patients — Comme le logiciel de gestion de cas de patients, les plateformes de services humains permettent un accès rapide aux données des clients pendant toute la période d'engagement des clients. Ces solutions suivent et surveillent les performances des clients, et stockent la documentation pertinente et les dossiers de planification. Ces solutions améliorent la communication inter-départementale pour s'assurer que les clients reçoivent le spectre complet des soins dont ils ont besoin.
Dossier de santé électronique (EHR) — Pour les agences de services sociaux investies dans les services de santé mentale, les solutions EHR pourraient être envisagées plutôt que les plateformes de services humains. Les EHR permettent un accès en temps réel aux données des clients. Ils facilitent le partage de ces données avec tous les prestataires pertinents, y compris les hôpitaux, les services psychiatriques, les laboratoires et les pharmacies. Ces solutions créent une vue d'ensemble d'un client, peu importe où il accède aux soins. Le logiciel de services humains partage la fonctionnalité d'accès aux données en temps réel, mais les EHR excellent à permettre à tous les prestataires de soins d'accéder au dossier d'un client, permettant de prendre des décisions hautement informées concernant le traitement.
Facturation médicale — La plupart des plateformes de services humains ont une intégration de facturation médicale pour rationaliser les processus de réclamation, surveiller les subventions et créer des factures pour les clients. Toutes les solutions de services humains n'ont pas la capacité de vérifier la couverture d'assurance d'un client ; c'est là que l'intégration ou l'interopérabilité entre les systèmes de services humains et les systèmes de facturation médicale est utile.
