Mejor Software de Servicios Humanos
El software de servicios humanos gestiona casos de organizaciones sin fines de lucro, actuando como el repositorio central para la información relacionada con clientes y casos. Estas soluciones, a veces llamadas software de gestión de casos para organizaciones sin fines de lucro, son aprovechadas por las organizaciones sin fines de lucro como herramientas operativas para los agentes de campo.
El software de servicios humanos está destinado a ser utilizado en una variedad de organizaciones de servicios sociales. Estas soluciones gestionan datos de clientes, realizan evaluaciones, facilitan la planificación de casos e incluyen el seguimiento del progreso. El software de servicios humanos está diseñado para ser una solución de ciclo completo para organizaciones de servicios humanos, desde la admisión de clientes hasta la presentación de resultados y todo lo demás.
El software de servicios humanos se encuentra bajo el paraguas del software para organizaciones sin fines de lucro, a menudo integrándose con el software CRM para organizaciones sin fines de lucro o proporcionando características similares a las soluciones en esa categoría.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Servicios Humanos, un producto debe:
Contener herramientas de admisión de clientes Almacenar datos de clientes Proporcionar características de recolección de datos para agentes de campo Analizar los resultados e impacto del programaMejores Software de Servicios Humanos En Resumen
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Más Información Sobre Software de Servicios Humanos
¿Qué es el Software de Servicios Humanos?
Las organizaciones sin fines de lucro que brindan servicios sociales necesitan gestionar datos sensibles de programas y servicios además de sus registros habituales de donantes y voluntarios. El software estándar de CRM para organizaciones sin fines de lucro y el software de gestión de donantes carecen de las características necesarias para rastrear, monitorear e informar sobre los datos de los clientes ("clientes" se refiere a las personas que reciben servicios o participan en programas en una agencia de servicios sociales sin fines de lucro). El software de servicios humanos resuelve esto mejorando la eficiencia operativa, manteniendo el cumplimiento y rastreando los resultados de todas las personas atendidas por una agencia sin fines de lucro.
Muchas organizaciones sin fines de lucro utilizan soluciones de servicios humanos para almacenar formularios de admisión de clientes, gestionar listas de programas, evaluar el progreso de los clientes para informes de subvenciones y agilizar la facturación. Estas soluciones, también llamadas software de gestión de casos sin fines de lucro, poseen algunas de las funcionalidades de soluciones de atención médica como el software de documentación clínica y el software de gestión de casos de pacientes. Sin embargo, las organizaciones sin fines de lucro de servicios sociales suelen centrarse en un servicio y comunidad en particular, y no necesitan todas las características del software optimizado para la industria de la salud, especialmente cuando son utilizadas por organizaciones sin fines de lucro como desarrollo juvenil y bancos de alimentos. Los productos de servicios humanos tienen costos más bajos y se centran en las funciones principales que una organización sin fines de lucro necesita para llevar a cabo su negocio y mantener la integridad de los datos. Las organizaciones sin fines de lucro que brindan una variedad de servicios individuales y grupales pueden beneficiarse del software de servicios humanos.
Beneficios clave del Software de Servicios Humanos
- Centralizar los datos de los clientes en un centro accesible
- Automatizar los procesos de admisión y encuestas de clientes, reduciendo el error humano
- Evaluar el progreso de los clientes hacia los objetivos de los planes de tratamiento e informes de financiamiento
- Agilizar el reembolso de seguros y la facturación de clientes
- Mejorar la coordinación del cuidado para los clientes inscritos en múltiples programas y servicios
¿Por qué usar el Software de Servicios Humanos?
Las organizaciones sin fines de lucro de servicios sociales deben mantener datos precisos de los clientes para propósitos internos y externos. El software de servicios humanos recopila datos en un repositorio centralizado, reduciendo la carga administrativa mientras prioriza a los clientes.
Mejorar los resultados de los clientes — El personal del programa confía en estos productos para rastrear formularios y encuestas completadas por los clientes y evaluar cambios en el progreso reportado a lo largo del tiempo. Esto permite al personal recomendar revisiones al plan de tratamiento de un cliente y trabajar para lograr resultados. Las organizaciones sin fines de lucro que reciben financiamiento público a menudo tienen resultados estrictos vinculados a sus subvenciones, y por lo tanto deben asegurarse de cumplir con las métricas.
Automatizar tareas y optimizar el flujo de trabajo — Sin el software de servicios humanos, las organizaciones sin fines de lucro mantienen manualmente una gran colección vulnerable de archivos en papel con datos sensibles de los clientes. El personal puede crear plantillas de formularios y encuestas en el software, cargando la documentación necesaria en los registros individuales de los clientes. La comunicación interdepartamental mejora debido al acceso centralizado a los datos de los clientes, mejorando la eficiencia y reduciendo la repetición. Estos sistemas crean recordatorios para la facturación y la programación, eliminando la necesidad de recordar a los compañeros de trabajo o ingresar manualmente las facturas.
Eliminar errores administrativos — Estas soluciones automatizan muchas funciones administrativas que restan valor a la prestación de servicios, mientras reducen los errores de entrada de datos. Las organizaciones sin fines de lucro necesitan software que pueda señalar errores en la codificación, documentación y elegibilidad de seguros. Las denegaciones de reembolso causadas por facturación incorrecta aumentan los pagos atrasados, lo que impacta el presupuesto operativo de la organización sin fines de lucro.
¿Quién usa el Software de Servicios Humanos?
Una variedad de organizaciones sin fines de lucro de servicios sociales dependen del software de servicios humanos para gestionar el impacto del servicio. Esto incluye organizaciones sin fines de lucro centradas en: servicios de salud conductual e intervención en crisis, tratamiento de abuso de sustancias, desarrollo juvenil, desarrollo de la fuerza laboral, servicios de transición y para personas sin hogar, prevención de la violencia y justicia restaurativa, y asistencia alimentaria, entre otros.
Mientras que los proveedores de servicios de salud mental utilizan todas las características del software de soluciones, otras organizaciones sin fines de lucro de servicios sociales dependen de las características principales para gestionar sus operaciones diarias. Por ejemplo, las agencias de desarrollo juvenil pueden no necesitar la funcionalidad de facturación, pero dependen de la gestión de casos y las características de seguimiento de datos del programa. Los bancos de alimentos podrían usar el sistema de referencias para propósitos no clínicos, registrando cuándo los clientes reciben alimentos de sitios asociados o se inscriben en servicios de entrega de alimentos específicos para ciertos grupos demográficos (jóvenes y ancianos, típicamente).
El personal que típicamente usa el software de servicios humanos incluye:
Prestación de servicios — El personal de prestación de servicios utiliza esta tecnología para ayudar con la gestión de casos. El software de servicios humanos digitaliza todos los datos de los clientes, permitiendo un acceso rápido. Los terapeutas y proveedores de servicios de salud mental confían en estas soluciones para rastrear las horas facturables para el reembolso de subvenciones, un componente importante para mantener el cumplimiento. Los supervisores y gerentes utilizan esta tecnología para gestionar el flujo de trabajo y las asignaciones de tareas. Como los clientes a veces son referidos a múltiples servicios en una agencia, el personal de prestación de servicios monitorea todas las inscripciones de clientes y obtiene una visión holística del plan de tratamiento de un cliente.
Programa — El personal del programa necesita almacenar documentos importantes como listas de asistencia, encuestas previas y posteriores, y permisos. El personal puede acceder a los datos biográficos de los clientes para encontrar el número de teléfono de un padre o tutor en caso de emergencia. Estas soluciones mejoran la comunicación interdepartamental con el personal de prestación de servicios, fortaleciendo la coordinación del cuidado. El personal del programa puede depender de este producto para monitorear sus horas de trabajo para el reembolso de subvenciones.
Datos y evaluación — Mientras que el personal de prestación de servicios y del programa ingresa datos de clientes en las soluciones de servicios humanos, el personal de datos y evaluación utiliza esta información para auditorías internas, solicitudes externas e informes de subvenciones. A menudo facilitan la creación de encuestas y formularios, colaborando con el personal del programa y de servicios para asegurar que se capture la información adecuada.
Características del Software de Servicios Humanos
El software de servicios humanos ofrece una gama de características para ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a mejorar la eficiencia operativa, mantener el cumplimiento y ofrecer un compromiso positivo con los clientes.
Documentación — Las agencias pueden cargar y gestionar documentos como encuestas, formularios de admisión y liberación, notas de casos y firmas digitales. El software de servicios humanos permite al personal construir plantillas de formularios y encuestas directamente en el sistema, permitiendo al personal capturar detalles de los clientes digitalmente desde cualquier ubicación. Esta información cubre la primera comunicación de un cliente con una agencia hasta su alta o finalización del programa, y todo el personal autorizado puede acceder a estos detalles en cualquier momento.
Gestión de casos — Es importante para las organizaciones sin fines de lucro registrar la comunicación continua con los clientes, evaluar las inscripciones en servicios, identificar referencias y monitorear el progreso de los clientes hacia los objetivos establecidos. Para el personal clínico, estos productos capturan la participación de los clientes con partes externas como las fuerzas del orden y el sistema de justicia.
Programación — El personal del programa tiene la capacidad de programar y gestionar sesiones de clientes, ciclos de programas, supervisión interdepartamental, reuniones y eventos relacionados. Algunas plataformas de servicios humanos poseen la funcionalidad de enviar recordatorios por correo electrónico y SMS a los clientes sobre las próximas sesiones, reduciendo aún más la carga administrativa.
Facturación — Los usuarios pueden crear facturas para pagos de clientes y registrar horas facturables para Medicaid, reclamaciones de seguros y financiamiento de subvenciones. Algunas plataformas pueden ayudar a monitorear las asignaciones de subvenciones también.
Automatización del flujo de trabajo — Las organizaciones sin fines de lucro pueden habilitar características como firmas digitales, alertas y asignaciones de tareas, para asegurar la eficiencia. El personal apropiado es señalado para completar el siguiente paso en el ciclo de atención de un cliente.
Cumplimiento y seguridad— Este software asegura el cumplimiento con las políticas regulatorias a nivel local, estatal y federal, una característica necesaria para cualquier organización sin fines de lucro que brinde servicios de trabajo social. Las plataformas de servicios humanos proporcionan integración de cumplimiento para la legislación regulatoria común como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) y la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA), y otras según correspondan al área de servicio de una organización sin fines de lucro. HIPAA protege la información de salud sensible, mientras que FERPA protege los registros educativos. Además, las organizaciones sin fines de lucro pueden configurar permisos para ver documentos específicos y asegurar que no se creen registros duplicados para clientes preexistentes. Estos sistemas señalan a los usuarios cuando se cometen violaciones, como intentar aprobar documentos de clientes que carecen de firmas.
Informes — Las organizaciones pueden ejecutar informes para una variedad de datos, incluyendo demografía de clientes, número de horas de prestación de servicios, resultados de clientes, referencias y facturación. Estos informan las revisiones internas y proporcionan a los financiadores toda la información requerida sobre el progreso del programa.
Tableros — Las agencias pueden obtener información sobre todos los entregables de programas y servicios. Pueden visualizar los datos de los clientes para identificar áreas de logro y mejora. El personal del programa y de servicios evalúa los datos históricos de los clientes para identificar oportunidades para referencias internas y externas, e inspirar cambios en el diseño de la prestación de programas y servicios.
Características adicionales del Software de Servicios Humanos
Alojamiento en la nube— Las organizaciones pueden establecer seguridad adicional a través de encriptación y creación constante de copias de seguridad en comparación con soluciones en las instalaciones. Cuando el personal viaja fuera del sitio, todavía tiene acceso a los datos de los clientes. Los terapeutas de salud conductual e intervención en crisis se benefician de esta característica, dada la naturaleza impredecible de los incidentes de los clientes.
Portal del cliente — Los servicios sociales pueden involucrar a los clientes en su plan de inscripción en programas y servicios a través de un portal del cliente. Esta característica generalmente solo se incluye en plataformas robustas de servicios humanos. Los portales de clientes permiten a los clientes acceder a sus registros y habilitar la comunicación con sus proveedores de servicios. Los clientes pueden crear perfiles para rastrear el progreso, recibir actualizaciones y verificar su saldo.
Tendencias relacionadas con el Software de Servicios Humanos
Analítica predictiva — Las organizaciones sin fines de lucro a menudo usan datos para informes o para detectar errores de cumplimiento después del hecho. Las agencias de servicios sociales pueden aprovechar la tecnología de manera proactiva, analizando datos para dirigir sus recursos estratégicamente utilizando analítica predictiva. La analítica predictiva permite a las agencias ver qué programas y servicios son efectivos, y desarrollar enfoques preventivos antes de que los clientes empeoren. La analítica predictiva construye programas más inteligentes que sirven a comunidades de alta necesidad.
Inteligencia conversacional — Herramientas como las plataformas de bots mejoran la experiencia del cliente al navegar por sitios web y portales de clientes. Al tratar con poblaciones en riesgo, la confianza se correlaciona con resultados exitosos. Por lo tanto, las agencias necesitan priorizar la experiencia del cliente. La inteligencia conversacional proporciona soporte automatizado al cliente sin agregar carga administrativa a las organizaciones sin fines de lucro que operan con recursos limitados.
Inteligencia geoespacial— Similar a la analítica predictiva, la inteligencia geoespacial informa a las agencias sobre tendencias específicas de ubicación dentro de las comunidades que sirven. Armadas con este conocimiento, las agencias pueden adaptar intervenciones específicas para abordar problemas de raíz. Estas tendencias pueden variar desde adicciones, hasta tasas de violencia y criminalidad, hasta inseguridad alimentaria. No hay un enfoque único para las intervenciones; diferentes localidades necesitan diferentes servicios para abordar sus factores de riesgo específicos.
Problemas potenciales con el Software de Servicios Humanos
Costo — Aunque estas soluciones están diseñadas teniendo en cuenta las limitaciones presupuestarias de las organizaciones sin fines de lucro, muchas agencias aún luchan por costear un producto que satisfaga todas sus necesidades. En cambio, las agencias a menudo escatiman en características y compran productos que agregan más carga administrativa al personal. Además, los productos más baratos a menudo carecen de todas las integraciones de cumplimiento que aseguran que las agencias estén administrando programas y servicios de acuerdo con las regulaciones. Algunas soluciones carecen de integración de facturación, creando más trabajo administrativo y potencial para errores humanos. La presentación incorrecta de facturas retrasa el reembolso o a veces resulta en ningún reembolso en absoluto.
Interoperabilidad— A diferencia de algunos de sus homólogos de atención médica, el software de servicios humanos puede dejar los datos de los clientes aislados, incapaces de ser compartidos con todos los proveedores de atención complementaria. Si los clientes necesitan referencias a servicios externos, la mayoría de las plataformas de servicios humanos no tienen la capacidad de transmitir datos de clientes a otros sistemas de agencias. Para los trabajadores sociales, esto a menudo requiere comunicación adicional con partes externas para hablar sobre el historial de un cliente. Los sistemas interoperables pueden evitar problemas de comunicación tediosos.
Software y Servicios Relacionados con el Software de Servicios Humanos
Gestión de práctica médica — El software de servicios humanos ofrece gran parte de la misma funcionalidad que el software de gestión de práctica médica. Ambas soluciones sirven como herramientas de gestión operativa a nivel de agencia, manejando el flujo de trabajo administrativo como la programación y la facturación mientras también almacenan información de clientes y realizan análisis sobre los datos capturados.
Gestión de casos de pacientes — Al igual que el software de gestión de casos de pacientes, las plataformas de servicios humanos permiten un acceso rápido a los datos de los clientes durante todo el período de compromiso de los clientes. Estas soluciones rastrean y monitorean el rendimiento de los clientes, y almacenan documentación relevante y registros de programación. Estas soluciones mejoran la comunicación interdepartamental para asegurar que los clientes reciban el espectro completo de atención que necesitan.
Registro de salud electrónico (EHR) — Para las agencias de servicios sociales interesadas en servicios de salud mental, las soluciones EHR podrían considerarse sobre las plataformas de servicios humanos. Los EHR permiten el acceso en tiempo real a los datos de los clientes. Facilitan compartir esos datos con todos los proveedores relevantes, incluidos hospitales, salas psiquiátricas, laboratorios y farmacias. Estas soluciones crean una imagen holística de un cliente, sin importar dónde estén accediendo a la atención. El software de servicios humanos comparte la funcionalidad de acceso a datos en tiempo real, pero los EHR sobresalen al permitir que todos los proveedores de atención accedan al registro de un cliente, permitiendo que se tomen decisiones altamente informadas con respecto al tratamiento.
Facturación médica — La mayoría de las plataformas de servicios humanos tienen integración de facturación médica para agilizar los procesos de reclamación, monitorear subvenciones y crear facturas para los clientes. No todas las soluciones de servicios humanos tienen la capacidad de verificar la cobertura de seguro de un cliente; es cuando la integración o interoperabilidad entre los sistemas de servicios humanos y los sistemas de facturación médica es útil.
